厦门大学嘉庚学院物资设备采购管理办法

作者:  来源:资产与后勤管理部  2020-09-21

第一章 总则

  第一条 为了规范我校物资设备采购工作,完善管理监督机制,保证物资设备采购工作规范化,提高资金使用效益和物资采购效率,根据《中华人民共和国政府采购法》、《教育部政府采购管理暂行办法》、财政部《采购货物和服务招标投标管理办法》等有关文件规定,结合学校实际情况,制定本办法。

  第二条 本办法所指物资设备包括教学设备、科研设备、一般设备、家具、计算机成品软件、数据库和耗材等。

  第三条 各项采购活动必须遵守国家有关法律、法规、规章,按规定的权限、程序开展工作,坚持原则。各参与单位都要自律规范,各司其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效率。

  第四条 参与采购活动的工作人员要以对学校利益高度负责的精神,力求节约,廉洁高效地履行职责。

  第五条 各单位应当加强采购计划和预算管理,科学、准确地编制采购计划和预算,采购活动严格按批准的预算执行。

  第六条 各项采购活动都必须遵循“公开、公平、公正”和集体决策的原则,积极引入市场竞争机制。

第二章 采购活动的管理

  第七条 学校物资设备采购活动由资产与后勤管理部归口管理。资产与后勤管理部内设物资设备采购组,具体执行学校物资设备采购决议,负责物资设备采购的前期准备工作及后期管理工作。

第八条学校各项物资设备采购活动均需有书面的立项批复文件。立项文件由用户单位撰写,经主管签署意见后,交学校办公室进入流转程序。

  立项文件须经相关部门和资产与后勤管理部会稿。超过10万元的实验室建设项目和实验设备采购,需由学校组织相关部门召开论证会,论证会由校领导主持。

  立项文件经会稿、论证充分后,交分管校领导审批,最终由校长(嘉庚学院)签署意见。

  资产与后勤管理部根据学校签署的意见执行采购。

  第九条 各部门及其代表主要职责

  (一)资产与后勤管理部:归口管理学校物资设备采购活动。负责拟订采购工作方案;组织协调各有关部门参与采购活动;向学校提交采购资源信息;落实学校采购决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;负责组织所购物资设备的验收和入账;负责采购文件资料的形成、整理和归档工作。

  (二)用户单位:对计划采购的物资设备的使用功能和产品质量性能负责;有义务向资产与后勤管理部提出采购物资的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能的建议,并负责相关验收工作。

  (三)财务部门:监督采购活动工作程序;监督检查合同履行情况;现场监督2万元以上物资设备采购活动的运作情况。对采购招标的合同价格及突破立项审定的采购数量的行为承担监督责任。对采购情况建立档案。在各项手续完备的前提下,按照合同规定履行付款职责。

  (四)技术专家:对采购货物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

  (五)其他部门根据采购活动的具体情况和实际需要参与采购活动,参与者对采购过程中集体决策形成的决议承担相应责任。

  第十条 询价谈判组、评标组议事规则

  (一)以满足使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。

  (二)物资设备的质量、价格、服务并重,同产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务。

  (三)保证产品品牌、质量、服务的前提下,贯彻合理低价中标原则。在质量、价格、服务同等的情况下,优先选择信誉好的供应商。

  (四)各小组应在充分考虑各方面意见的基础上,按照少数服从多数的原则形成小组决议,意见不一致时,可民主投票。

第三章 采购活动的运作方式

  第十一条 物资设备采购活动分别采用公开招标、邀请招标、询价谈判、指定设备单一来源、商务关系存续等五种工作方式选定供应商。

  (一)公开招标指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。凡预算在200万元以上的设备采购,必须采用公开招标方式。

  (二)邀请招标指按照采购小组议定的资质条件以投标邀请书的方式邀请供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。预算在100万元以上、200万元以下的设备采购,可以采用邀请招标方式。

  (三)询价谈判指由询价谈判组根据市场情况集体研究、谈判压价、择优选定供应商的采购方式。凡预算在100万元以下的设备采购,可以采用询价谈判方式进行。其中:

  1.小于等于1万元的采购,可以采用传真报价文件的方式询价;

  2.大于1万元、小于等于5万元的采购,必须要求报价单位提供密封的报价文件原件,可以使用邮寄的方式寄达,在规定时间邀请采购小组其他成员当面拆封唱价评比;

  3.大于5万元、小于等于10万元的采购,必须要求报价单位在规定时间参与现场报价。有外省报价单位参与的,可以接受其邮寄密封的报价文件原件;

  4.大于10万元、小于等于100万元的采购,可以组织招标、询价谈判。组织询价谈判的,必须要求报价单位现场报价。

  在下列特殊情况下,经采购领导小组研究决定后可采用询价谈判采购方式:

  1.技术性能特殊的商品;

  2.不可预见的急需采购的商品;

  3.没有供应商投标或没有合格标的时;

  4.学校认定的市场供应条件限定的特殊商品;

  5.学校认定无法按照规定招标方式得到的商品;

  6.学校一致认定的其它情形。

  (四)指定设备单一来源指由使用单位指定的唯一设备品牌型号,单一供货来源的采购方式。一般不采用此采购行为,如果特殊需要必须填报《单一来源采购申请表(50万元以下)》(详见附件1)、《单一来源采购申请表(50万元以》(详见附件2),按照学校决议采购。使用单位对产品质量、售后服务等方面进行严格把关。

  (五)商务关系存续指在最近采购项目考察选定的基础上,经学校审批,由原供应商继续提供某种物资设备的采购工作方式。资产与后勤管理部认为有必要存续商务关系,续延期限最长不得超过两年。超过存续期限,应按规定程序重新考察遴选。

  第十二条 招标采购、询价谈判、指定设备单一来源、商务关系存续等采购方式,应在项目立项时提出,一旦批准则非特殊情况不得变更。确需变更的,应重新提交学校审批。

第四章采购工作程序

  第十三条 物资设备采购立项

  物资设备用户单位应根据实际需要,在对市场状况充分调查了解的基础上,填写物资设备采购立项审批表(教具耗材类填写《教具(耗材)申购表》,实验室建设或实验设备类填写《教学实验室建设项目申请表》,并以《管理工作批复表》作为封面,办理相关立项手续。立项报告通常应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、技术指标、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额等,但不得指定单一品牌、厂家、供应商。

  为保证采购程序的完整性,用户单位应提前完成申请立项。一般来讲,耗材、教具类的需求,应在投入使用前三个月完成申请审批程序;家具、设备、实验室建设的项目应提前六个月完成立项审批程序。

  第十四条 邀请供应商

  在采购计划确定后,资产与后勤管理部应及时采取适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。采购需求信息、招标公告在资产与后勤管理部网站公开发布。

  第十五条 供应商的资格审查

  招标前,资产与后勤管理部应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

  供应商有以下行为时取消其参与投标的资格:①提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;②采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;③向采购人员行贿或提供其他不正当利益的;④偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的。

  根据需要和可能应要求供应商提供样品,并对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

  第十六条 评标办法

  招标采购选用以下评标办法:

  (一)合理低价评标法是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法,即在全部满足招标文件实质性要求前提下,依据统一的价格要素评定最低报价,以最低报价的投标人作为中标候选人的评标方法。最低价评标法适用于标准定制商品及通用服务项目。采用最低价评标法的,按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列。

  (二)综合评分法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后,以评标总得分最高的投标人作为中标候选人的评标方法。综合评分的主要因素是:技术指标和质量指标,投标人资质和业绩,价格,售后服务承诺以及相关的技术培训和服务,对招标文件的响应程度,以及相应的比重或者权值等。上述因素应当在招标文件中事先规定。评标时,评标委员会各成员应当独立对每个有效投标人的标书进行评价、打分,然后汇总每个投标人每项评分因素的得分。综合评标法适用于产品品牌、质量等技术指标差别较大,存在不可比性的产品。

  (三)性价比法是指按照要求对投标文件进行评审后,计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(技术指标和质量指标,投标人资质和业绩,价格,售后服务承诺以及相关的技术培训和服务,对招标文件的响应程度等)的汇总得分,并除以该投标人的投标报价,以商数(评标总得分)最高的投标人为中标候选人的评标方法。性价比评标法适用于产品品牌、质量等技术指标差别很大,存在严重不可比性的产品。

  第十七条 合同谈判及草签

  总金额在1万元以下,或者总金额在1万元以上但在网上商城采购的货物,可以不签订合同。总金额在1万元以上的所有物资设备的采购项目,均需签订合同。

  订立合同应严格履行规定的程序。合同条款应当明确、完备、规范、合法,应尽量使用资产与后勤管理部提供的合同范本。合同签订后,分别交资产与后勤管理部、财务部(付款时与付款资料一并提供)和供应商存档。合同应当编号,以便于存档。

  第十八条 合同审批

  物资设备采购合同,须经学校委托代理人签字,并供需双方加盖公章后认定有效。合同履行由资产与后勤管理部监督实施,如出现不能或不能完全履行时,资产与后勤管理部应及时采取措施减少损失。经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款应形成补充协议,应报学校审批。

  第十九条 货物验收和付款

  资产与后勤管理部负责组织货物的验收,《设备验收单》上需包含该项目的全称、总金额、货物详单、安装地点等信息,并使用统一的模板。

  验收小组成员由参与采购活动的各单位代表组成。没有特定用户的公共用途的采购项目由学校办公室和资产与后勤管理部共同组成验收小组。

  验收时应针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置、使用性能等方面的情况进行验评,在验评小组意见栏内写明验评意见,最终由验评小组成员签字、相关部门主管签字、并加盖各单位公章。

  在验收没有达到质量要求时应做到退、换货处理,直至满足要求。

  对于需要安装、施工的设备或物资,在调试、试用正常后,资产与后勤管理部再组织验收。

  所有物资设备的采购,在验收时应同步办理资产入账手续。根据耗材和设备的分类,按照固定资产管理的相关规定,分别填写《材料验收入库单》、《低值设备验收单》和《固定资产——设备验收单》。其中低值设备和设备需粘贴固定资产条码标签。

  采购活动付款与合同履约进度情况相协调,以保证供应,保证质量为原则。应按照合同约定的条款进行支付,原则上合同总金额在2万元以上的设备采购,一般是全部到货完成最终验收合格后支付总金额的95%(部分特殊项目可以先支付合同总金额的30%作为定金,全部到货完成最终验收后再支付65%),预留5%作为售后服务保证金,在保修期满后,对保修期内供应商的售后服务质量进行评审,评审通过后且设备无在修状况则予以支付,否则予以扣留。对于不履行售后服务承诺的供应商,可以扣留其售后服务保证金,不再支付。合同总金额在2万元以下,或者2万元以上但采购货物为耗材没有保修期的,可以在完成最终验收合格后一次性支付合同总金额的100%

  各单位自行采购的物资,可自行办理付款手续。集中采购项目的付款手续由资产与后勤管理部负责办理,报销资料从上到下依次为报销单、发票、验收单、固定资产入库单、合同和项目立项(相关)批复文件。招标采购的项目,还应包含中标通知书、中标服务费入账单、推荐中标单位的批复文件等。

  第二十条 物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。立项(相关)批复文件招标文件投标报价书报价单合同书验收单会议纪要等均为采购活动必须形成的重要材料,应由资产与后勤管理部专人负责及时归档备案。

第五章 监督和纪律

  第二十一条 采购活动接受学校相关业务管理机构监督检查。

  第二十二条 下列现象属于采购违规行为

  1.违反集体采购原则的;

  2.违反采购工作程序,迴避监督检查的;

  3.未按规定形成采购工作文书或归档备案的;

  4.向投标人透漏其它潜在供应商的有关情况的;

  5.接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;

  6.违反本办法的有关条款的其它行为。

  第二十三条 对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度,对国家和学校利益造成损失的,学校将追究有关责任人的责任。

  第二十四条 凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,按照直接损失的千分之一至百分之五对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害学校利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

第六章 附则

  第二十五条本办法所称“以上”,均含本数。

  第二十六条本办法由资产与后勤管理部负责解释。

  第二十七条本办法自发布之日起施行。

  附件:1.指定设备单一来源采购特批单(<50万).doc

     2.指定设备单一来源采购特批单(≥50万).doc